Постаните шеф е-поште: Не дозволите да вам то траје читав дан

Реклама

182,900,000,000 имејлова.

182,9 милијарди.

То је више од 25 порука е-поште по сваком људском уму на планети.

И то је једноставно шта пошаљемо у једном дану (ПДФ).

С обзиром на луду количину е-порука које се свакодневно шаљу и примају, није чудо што је оволико електронске комуникације постало превише тешко за обраду за многе од нас. Али не брините, ево неколико тајни продуктивности које вам могу помоћи укротити звер.

Користите конзервиране одговоре

Не могу да нагласим важност овог. Вероватно је да на многе поруке е-поште одговарате на исти начин, било да је реч о одбијању пријаве, признању напора колеге или обичном поздраву. Једна ствар коју апсолутно требате да урадите је да креирате конзервиране одговоре за већину е-порука које се најчешће користе.

То је заиста лако подесите конзервиране одговоре у Гмаил-у Брже и боље е-поштом са конзервираним одговоримаНемате времена да скухате ручак? Нема проблема, узми конзерву. Треба вам мало кампирања које неће ићи лоше? Полако, набавите конзервирану храну. Доста вам је било да куцате исте одговоре путем е-поште? Испробајте конзервиране е-поруке! Мисли ...

Опширније или било којег другог клијента е-поште. Без обзира на то колико сте брзи дактилограф, нисте бржи од два клика миша, зар не? Уштедите мало времена и учините то сада.

Постављање филтера и наљепница / мапа

Најбољи начин за решавање прекомерног оптерећења је прво решење. То значи да користите филтре и налепнице / мапе у примљеној пошти. Оутлоок има фасцикле, Гмаил има ознаке, а оба имају филтере које можете подесити да бисте аутоматски усмерили е-пошту у те мапе и ознаке. Можете да поставите напредни филтери 5 Гмаил филтера који ће вам помоћи да одредите и организујете поштуКоје би филтре требало имати свака особа у свом арсеналу да би њихова поштанска пошта била уредна као и моја? Ту сам да вам помогнем да започнете у постављању својих првих пет филтера или ... Опширније у Гмаил-у у складу са вашим прилагођеним потребама. У ствари, Гмаил нуди аутоматски донесите неку наруџбу на ваш емаил 6 начина да преузмете повратну пошту е-поштеПостоји ли још нешто што би било корисно, распрострањено и фрустрирајуће као поштанско сандуче е-поште? Има га заувек и стално га користимо, и све док га наставимо да користимо, људи попут мене ће ... Опширније са новом Приоритетном поштом.

Треба им времена да се добро успоставе и категоришу, а први месец захтева од вас стални унос. Али то је вриједно вашег времена на дужи рок. Немојте само журно стављати ствари под етикете и филтере, размислите о томе и добро их категоришите јер је ово аутоматизација коју ће ваша пошта примити до краја живота.

Најбоље ми је да урадите проверу у 3 корака пре него што филтрирате е-пошту:

1. Запитајте се шта би најбоље име / мапа (постојеће или не) било за ову поруку.
2. Проверите да ли то име већ постоји, а ако не, креирајте га.
3. Запитајте се да ли би то име требало бити засебна целина или подкатегоризирана у неку од постојећих мапа.

Радите то редовно и примљена пошта ће бити магичније чиста.

Однесите свој попис обавеза другде

Реците то са мном: „Ваша поштанска пошта није ваш списак обавеза.“ Гоогле-ов Вивек Халдар писао је о томе неко време, а ја се нисам могао више сложити. Ево Халдар-а:

Е-пошта је ужасно место за тодо листу. Заиста не схватам како неко може да прими на ГТД е-пошту. Е-маил није могућ. Једном када га прочитате и схватите, можда ћете завршити јасном радњом, али ваша поштанска пошта није место за кретање.

Ваша е-пошта говори о комуникацији, па нека буде о томе. Постоји пуно фантастичних апликација за листе обавеза, и топло бих препоручио Ани.до или Вундерлист Вундерлист - Најбоља апликација за листу обавеза на иПхоне-у [иОС]Вундерлист је један од најједноставнијих начина да пратите шта треба да урадите. Има елегантан кориснички интерфејс који само има смисла. Свако га може преузети и схватити како ... Опширније .

Одјавите се од Јунк-а

Нећете веровати колико билтена и остале нежељене е-поште зачепљује вашу пристиглу пошту, упркос филтеру нежељене поште. А једном када се нереди почну стварати, брзо може изаћи из контроле. Да бисте га зауставили у његовим нумерама, морате да отпочнете претплату и постоји један заиста лак трик за то.

У клијенту е-поште само потражите реч „одјавите се“. Додаје се на крају сваког билтена, тако да ћете одједном видети списак свих масовних поштанских сандучића у вашој пристиглој пошти. Сада их отворите један по један и одјавите се. Препоручујем коришћење Гмаил-ових Оквир за преглед када то учините да убрзате ствари.

Постоје и додаци и услуге за брзо се одјавите са претплатничких листа Избришите пристиглу пошту: Брзо одјавите претплату на више билтена помоћу ових алатаОтказивање претплате на билтене више је од нежељене поште. Већина билтена који испуњавају наш инбок не продаје лекове нити нуди новчану награду - то су оригинални билтени од поузданих компанија које смо и сами претплатили ... Опширније или их повежите у дописе путем е-поште.

Златно питање за постављање сваке поруке е-поште

Ово је биггие и управо ми је то помогло да задржим преоптерећење у пристиглој пошти током протекле године. Том Стаффорд из ББЦ будућности, понудио је једно златно питање да се запитате приликом отварања било које поруке:

„Да нисам имао те информације у поштанском сандучићу, да ли бих је потражио?“

Ако је одговор не, немојте притиснути одговор нити избрисати, а да га ни не отворите. То је тако једноставно. Не, нећете пропустити ништа огромно - радим то већ годину дана и то у ствари функционише. Ево објашњења компаније Стаффорд за то:

Нигде то није очигледније од групног е-маила и лавине одговора која увек настаје. Узвратите подсећањем да на све е-пошту не треба одговорити да ће многи проблеми бити - и требало би да их решавају други људи. Запитајте се: „Да нисам имао те информације у поштанском сандучићу, да ли бих је изашао да је потражим?“ Већина време је одговор вероватно „не“, а то је знак да неко други контролише ваше пажња.

Поделите е-пошту Хацкс

Свако има своје е-адресе за управљање нередима, а најбољи начин за учење је дељење истих. Ми такође имамо своје Гмаил водич за све Водич за кориснике напајања за ГмаилОвај бесплатни Гмаил водич је за оне од вас који већ користе Гмаил као клијент е-поште и желе да максимално искористе његове бројне карактеристике продуктивности. Опширније . Помаже, као и савети про корисника. Да Стаффорд није написао тај чланак, и даље бих се утопио у порукама и на томе сам му заувек захвалан.

Па реците ми како се носите са својим преоптерећење е-поште 3 савјета за рјешавање преоптерећења е-поштом у Гмаилу [Прикажи и реци]Већина нас пати од преоптерећења информацијама. Преоптерећеност приватним е-маиловима можда и није велики проблем, а игнорисање половине е-маилова је у одређеној мери прихватљиво. У професионалном животу, међутим, ... Опширније ? Овде нема погрешних одговора, народе.

Имаге Цредитс: Пете, Ларс Плоугманн