Како написати савршену професионалну е-пошту (подупрт подацима)

Реклама

Писање ефикасних порука е-поште чини се довољно једноставним. Али ако желите да ваше е-поруке функционишу још боље, имајте на уму следећа научно подржана правила.

У прошлости смо их наводили 12 разлога због којих људи још увек игноришу вашу е-пошту 12 разлога зашто људи још увек занемарују вашу е-поштуДа ли се често борите са навођењем људи да одговоре на ваше мејлове? Показујемо вам зашто људи могу да игноришу ваше поруке е-поште и како да их натерају и реагују на вашу поруку. Опширније . Чак смо вам дали детаљна упутства о томе узимајући заузете људе да одговоре на ваше поруке 6 начина да натерате заузете људе да одговоре на ваше поруке е-поштеПостоји читав низ правила која се тичу е-поште која ће охрабрити или обесхрабрити особу да притисне дугме „одговори“ и одговори на вас. Научите правила успеха путем е-поште. Опширније . Али сада је време да поделимо неке још одређеније, делотворније савете - подржане подацима.

Сваки од ових савета не побољшава само шансе за читање ваших е-порука, већ и од тога да ћете добити позитиван одговор од тих е-порука. Ово је важно јер је емаил и даље главни облик комуникације у пословном свету. Знајући како да направите ефикасне поруке е-поште, дајете себи дефинитивну предност у односу на колеге.

1. Придржавајте се услова за име

Ово звучи очигледно, али ако заиста желите да људи обрате пажњу када добију поруку е-поште од вас, употребите њихово име. И користите га више пута.

Истраживање објављено 2006. године показао је да неколико региона мозга „показује већу активацију на своје име“, пружајући доказ да „слушање сопственог имена има јединствену активацију мозга“.

Коришћење имена примаоца у предмету е-поште и Тело е-поште је, дакле, психолошки трик који може да привуче пажњу. Затварање "Надам се да се чујем ускоро, Стан" је далеко ефикасније од пуког надања "Надам се да ћемо се ускоро чути".

2. Ембраце Тхе Хало Еффецт

На људе утичу људи којима верују. Ако менаџер саветује да ступите у контакт са директором ваше компаније, наведите тог менаџера у свом уводном имејлу. Хладне е-поруке су ужасне за примање. Показивање да имате подршку некога коме се прималац верује је изузетно важно.

То је делом и због теорије која се зове Хало Еффецт. Ово је својеврсна пристраност потврде. У овом случају, пристрасност би вероватно побољшала генерални утисак директора ти једноставно због њиховог повољног утиска менаџера који вас је упутио.

Ипак, не морате да се спомињете надређених. Ослањајући се на ставове и идеје стручњака, купаца, заједничких пријатеља и гужви такође можете да ојачате вашу е-пошту, под условом да прималац цени погледе људи на које се позивате.

3. Будите љути или срећни. Али никад неутралан

Када Бумеранг, водећа Гмаил апликација, анализирао је своје податке, нашли су нешто невероватно занимљиво. „Један од најзначајнијих фактора у одређивању стопе одговора јесте колико су позитивне (речи попут велике) или негативне (речи попут лоше) речи у поруци“.

Обе умерено позитивне и негативни мејлови добили су 5–15% више одговора од неутралних. Да је речено, крајње непријатељске е-поруке 10 Савета за е-пошту за суочавање са љутим, троловским или безобразним порукама е-поштеНевероватно је фрустрирајуће проверити примање поште само да бисте пронашли потпуно мрзњу поруку. Зашто се у свету људи понашају овако? Уз то речено, требало би да научите како се одбранити док ... Опширније добио једва икакав одговор. Прекомерно ласкави е-маил адресе нису се показали ни много бољим. Другим речима, прекријте своја осећања, али немојте претерано реаговати.

4. Нека буде кратак (Али колико кратко?)

Знам, знам. Ту ће бити изузеци. Један од моја омиљена места за церебралну употребу Прочитајте више Интелигентни садржај у 2016. години на ових 35 страницаСви би требали чешће читати ових 35 страница. Ако се уморите од срушених садржаја, ове наредне године учините ствари мало промишљенијим овом супер листом. Опширније , Брање мозга шаље невероватно дугачке поруке е-поште које је драго читати. Али у целини, подаци сугерирају да треба избегавати дугачке е-поруке.

Заправо, заједно са тим информацијама о врстама речи које треба да користите у својим порукама, Боомеранг је пронашао и „идеалну“ дужину е-поште. На основу њихове анализе од 40 милиона е-маилова, установили су да они који садрже не више од 50–175 речи имају највише шансе да одговоре (49–50%). Томе у прилог иду и налази а 2010 МИТ студија.

Ово је мудрац савет, али није увек практичан. Али поука је да е-пошту будете сажети. Један од начина за то је претплата на Пет реченица филозофије и никада не шаљите е-пошту дужине од пет реченица. Као инвеститор и аутор Гуи Кавасаки рекао је за Ентрепренеур.цом, „Мање од пет реченица је често нагло и непристојно, више од пет реченица губи време.“

5. Користите реч „Јер“

Ако имате храбрости да замолите некога да нешто учини за вас, барем му реците зашто. То знамо од 70-их година, када је професор психологије на Харвард универзитету, Еллен Лангер објавила је студију истичући важност речи „зато“.

Пречесто добијамо е-пошту која само нешто захтева („Можете ли ми послати тај извештај до 14.00?“), Без објашњења зашто. Али увођењем речи „зато“ у наш захтев („Можете ли ми послати тај извештај до 14х, јер га треба уредити до 17х) шансе за усаглашавање се повећавају.

Према тој студији, то би могло бити зато што „људи прелазе на„ аутоматско “понашање… као облик хеуристичке или пречице. И када чујемо реч „зато што је праћен разлогом“ (без обзира колико је разлог хром), то нас тера. “

6. Не нуде више од 3 избора

Тхе Парадокс избора где имамо толико могућности да постанемо парализовани. Да бисте осигурали да ваше е-поруке не резултирају парадоксом избора, покушајте да не нудите више од три опције.

Људски ум воли магију три. Због тога на Олимпијади дајемо три медаље. Анализирамо ствари у смислу оптимистичних, реалистичних и песимистичких (или високих, средњих и ниских). И због тога су економска тржишта често зрела за дом само три главна конкурента.

Што се тиче одлучивања, такође се волимо ослонити на три разлога, односно на три избора. То је показано истраживањем под називом Кад три чари али четири аларма, коју су спровела два научника за понашање. За примање е-поште, ако договарате састанак или позив, покушајте да дате само три опције времена и датума. Алтернативно, можете користити алат за заказивање састанака попут Доодле, који смо рецензирано 5 Алат за управљање календаром и заказивање за годинуДржите се изнад свега у свом распореду. Ево пет бесплатних алата који могу бити посебно корисни за одржавање вашег календара у реду. Опширније у прошлости.

7. Пишите на трећем нивоу

Ниво оцјене читања ваших е-порука може имати огроман утицај на стопе одговора. Према БоомерангуСтопа одговора на е-поруке написане на нивоу читања на факултету била је само 39%. Најефикаснија оцена читања била је трећа оцена која је постигла стопу одговора од 53%.

Ниво читања се углавном утврђује гледањем „броја слога у вашим речима и броја речи у вашим реченицама. " Да бисте тада побољшали стопу одговора, задржите и своје реченице и речи кратак. Да бисте проверили степен читања својих е-порука, копирајте их и залепите у алате као што су Читљивост-оцена, или Хемингваи Едитор.

8. Исправите свој текст

За дуже адресе е-поште то не значи, али за краће е-поруке, лектира се често занемарује. Ово је лоша идеја.

У а 2001 студија, Ларри Беасон је показао да грешке у писању (укључујући правописне и граматичке грешке, као и логичке грешке) имају неколико негативних ефеката на перцепцију писца.

Када читалац примети грешку, аутоматски дају претпоставке о писцу. У овој студији најчешће су претпоставке биле да је писац неисправан мислилац, а не детаљна особа, лош комуникатор и / или слабо образован.

Ово су неки прилично штетни атрибути за које можете да избегнете да их једноставно имате лекторирање Граммарли Лите - Додатак за прегледач за све ваше потребе за лекторирањем [Цхроме, Фирефок, Сафари]Како тренутно лекторирате шта куцате на рачунару? Упишите га у Гоогле? Залијепите га у Ворд? Или користите веб локацију за лекторирање у коју залепите текст? Дефинитивно сам ... Опширније сваки ваш емаил.

9. Прикажите бројеве као бројеве

Ако су бројеви попут статистике, података, датума, времена итд. Важни су у вашој поруци, прикажите их као бројеве, а не да их куцате (12, уместо дванаест).

Студије праћења ока показали су да очи читатеља углавном скенирају текст, док „бројеви често заустављају лутање очију“. То је зато што „бројеви представљају чињенице“. Бројеви су тешки подаци које ум може брзо одабрати. Читалац мисли да су ови бројеви важан део поруке.

Имајте то на уму приликом креирања сопствених е-порука. Ако су бројеви важан део ваше поруке, прикажите их као бројеве како би ваш читач могао филтрирати оно што је небитно.

Навођење е-поште за вас

У већини послова, е-маилови су пресудни део у начину на који комуницирамо са колегама. Било да шаљете 10 или 100 порука е-поште дневно, знање како да направите ефикасне поруке је вештина коју треба да научите.

Као што видите одозго, ово није тешко. Мале промене, на пример да е-поруке буду сажетије, лекториране или промене емоција вашег писања могу имати велики утицај. И са бесплатни алати за побољшање е-поште 5 алата који вам могу помоћи у писању боље е-поштеСви још увек покушавају да реше проблем е-поште. Дакле, разговарајмо и о најосновнијој навици свих - умјетности писања бољих порука е-поште. Уз помоћ добрих алата. Опширније да помогнем, нема изговора.

Ове шансе не само да могу повећати вероватноћу да ће ваше поруке е-поште бити примећене и одговорити на њих, већ ће такође помоћи да се побољшана професионална слика о вама самима.

Које сте промене начин на који пишете е-поруке побољшали њихову ефикасност? Волели бисмо да чујемо!

Имаге Цредитс: Хуг аутор: Хернан Пинера (Флицкр), Знак питања аутор: Марцо Беллуцци (Флицкр), Пример лектуре лектора би волкспидер (Флицкр), Емаил написао Деннис Склаи (Флицкр)