10 савета за управљање заједничким датотекама на Гоогле диску

Реклама

Ово је једно од оних времена када желим да скочите право на дно странице. Гоогле Дриве радио је са три аутора из три угла САД-а. Три аутора имала су један сат времена да пишу и сарађују у краткој причи. Успели су. То је партнерство у стварном времену у најбољем реду.

Дељење са колаборативним платформама у облаку попут Гоогле диска више није новост. Дивови из технолошког свијета воде ратове због предузећа и потрошача. Прашина се неће ускоро таложити. То је добра вест за нас потрошаче јер побољшавамо свој радни дан са дељеним датотекама, мапама и тимовима.

Дакле, морам вас питати - да ли је то и даље једноставно лако делите датотеке са Гоогле диском? Или се још увек држиш вешања? Било како било, ових десет савета требало би вам помоћи да управљате дељеним датотекама само мало боље од данас.

Белешка: Ако делите осетљиве датотеке, будите сигурни да омогућите шифрирање Гоогле диска на страни клијента 3 корисна алата за побољшање сигурности и приватности Гоогле дискаДа ли је интегрисана енкрипција Гоогле диска довољна да ваше приватне датотеке чувају од крађе и провале? Хајде да сазнамо.

Опширније !

Основе дељења

Све је у стварању исправне врсте дозвола за дељење и нивоу дељења. Можете да делите било коју датотеку или мапу на Гоогле диску. Двоминутни видео резимира поступак.

Као власник можете другима дати потпуно власништво над датотеком или неки ниво прегледа и уређивања.

• Можете мењати: Табела са колаборативним радом на којој радите са својим тимом.
• Може да коментарише: Нацрт књиге који пишете. Други могу да прегледају и додају коментаре датотеци, али не могу да је уређују. Мапе немају коментаре.
• Може да погледа: Позив за викенд забаву коју сте управо упутили Презентацијом.

Ево графикона који упоређује приступ гледаоцу, коментатору, уреднику или власнику:

1. Како онемогућити копирање, преузимање и штампање заједничких датотека?

Можете да онемогућите преузимање, штампање и копирање дељених датотека. Напредна функција управљања информацијским правима уклања ове опције из менија прегледача. Ово је још један ниво контроле над вашим документима.

Отворите Гоогле диск. Изаберите заједничку датотеку и кликните на Објави икону у горњем десном углу.

На Делите са другима у дијалошком оквиру, додајте име сарадника и кликните на Напредно опција која се налази у доњем десном углу.

Изаберите Онемогућите опције за преузимање, штампање и копирање за коментаторе и гледаоце кутија. Кликните на сачувати Промене.

Гледаоци ће на врху менија Датотека и Уреди за одређене документе, прорачунске табеле и презентације видети обавештење „Извозне опције су онемогућене“.

Имајте на уму да ће они са дозволама за уређивање и даље моћи да преузму, штампају и копирају вашу датотеку, чак и ако је ово подешавање укључено.

2. Дељење мапе са корисницима који нису Гоогле

Вашим пријатељима и колегама није потребан Гоогле налог за преглед фасцикле или документа на Гоогле диску. Ово је једна од мало познатих способности Гоогле диска. Можете да пошаљете позивницу на њихову адресу е-поште. Или користите заједничку везу.

Изабери између Може да прегледа или Можете мењати или Могу да коментаришу. Кликните на дугме Сачувај.

Можете ући у Напредно дељења подешавања и изаберите друге опције дељења. Особа која прими позив не мора да се региструје и пријављује се помоћу Гоогле налога да би је прегледала. Али, требаће им Гоогле налог да би уредили датотеку или коментирали.

Дељење путем везе је а сигурносни ризик Колико су сигурни ваши документи на Гоогле диску? Опширније за осетљиви документи јер свако ко има везу може да приступи датотеци.

3. Преузмите цијелу заједничку мапу

Гоогле диск омогућава вам да преузмете целокупни садржај дељене фасцикле као ЗИП архиву. Ово је корисно за чување локалних копија дељених докумената. Структура мапа са било којим подмапама задржава се у архиви.

Иди на Поделио са мном На Гоогле диску. Кликните десним тастером миша на фасциклу и изаберите Преузимање.

Такође можете да користите икона троструких тачака на алатној траци за преузимање фолдера.

Ако преузмете Гоогле документ, таблицу или слајд, преузимаће се као Оффице документ. Све остале датотеке преузеће се у матичном формату.

4. Пренесите власништво над датотекама на некога другога

Постоји много разлога за преношење власништва над документима на некога другог. Можда неко други преузме пројекат. Можда те је неко отпустио. Боље да идете на одмор и само желите да предате одговорност за заједничке документе. Процес дигиталне „предаје“ докумената и мапа на Гоогле диску је лак.

Отворите Гоогле диск. Изаберите заједничку фасциклу или датотеку у документима Документи, Табеле или Презентације и кликните на Објави икону у горњем десном углу. Када претпостављени власник нема приступ заједничком приступу… позовите уписивањем адресе е-поште у поље „Позови људе“. Онда сачувати.

Кликните на Напредно у доњем десном углу оквира за дељење. Кликните падајући мени поред имена особе која жели да поседује датотеку или фасциклу. Изаберите Је власник. Кликните на Готово.

Након преноса власништва ваша улога се с власника у уређивача мијења.

Напомена: Не можете да пренесете власништво над синхронизованом или пренесеном датотеком (као што је ПДФ или сликовна датотека).

5. Како затражити приступ заједничким датотекама?

Када покушате да приступите датотеци преко заједничке везе, можда ћете видети поруку која каже „Потребно вам је одобрење.“

Понекад власници деле везу пре него што су поставили дозволе. Такође, можда бисте желели да отворите датотеку са алтернативним Гоогле ИД-ом. Лако је затражити приступ једним кликом.

На радној површини:

• Отворите везу до датотеке.
• Кликните Захтевај приступ.

На Андроид-у:

Помоћу апликације Погон за Андроид можете да затражите приступ једним додиром када се појави порука „Није могуће приступити документу“. Тражење дозволе послаће е-поруку власнику из апликације. Власници датотека одмах добијају обавијест о Андроиду и иОС-у. Мобилна апликација је била ажуриран недавно са овом функцијом.

6. Потражите сарадника

Дељење документа са 10 чланова је лако. Дељење са 50 позива за више планирања. Управљање дељеним датотекама такође значи праћење који сарадник ради на којем документу.

Иди на Приказ детаља (Кликните икону „И“ на алатној траци). Прегледајте Активност на картици да брзо видите које датотеке сте недавно поделили.

Кликните на Поделио са мном у левом менију Гоогле диска. Добићете листу свих докумената којима делите приступ.

Користити Снага Гоогле филтера за претрагу. Предности продуктивности неће бити изненађење за оне који су упознати са Гмаил филтерима.

Користите оквир за претрагу на врху Гоогле диска. Гоогле Дриве претрага такође претражује тело документа. Можете да претражите првих 100 страница свих текстуалних докумената или текстуалних ПДФ датотека које сте пребацили. Такође можете потражити текст који се налази на првих 10 страница ПДФ-а било које слике. Уместо да копате по мапама, користите ову моћну функцију да брзо дођете до датотеке.

Док сте на Гоогле диску, притисните икону кључ за нагиб према напријед да бисте курсор поставили тачно у поље за претрагу. Кликните малу стрелицу на падајућем пољу за претрагу да бисте открили основне филтере за претраживање. Учење неколико ручних параметара може вам уштедјети вријеме.

На пример: Да бисте пронашли документе које сте поделили са неким на: боб@гмаил.цом.

Гоогле помоћ има комплетну листу.

7. Поједноставите дељење креирањем група контаката

Са групама за контакт путем е-поште не морате постављати појединачне дозволе докумената за чланове свог тима.

Пријавите се Гоогле контакти. На левој бочној траци кликните Нова група.

Дајте му описни назив према тимском пројекту. Или било шта друго што их чини лако памтити. Можете групе имена према дозволама да би их било лако упамтити.

На пример: пројецт.виев@гмаил.цом или пројецт.едит@гмаил.цом.

Населите нову групу е-адресама чланова тима.

Користите ове одређене групе контаката у подешавањима за дељење датотека или мапа.

8. Погледајте Број прегледа заједничког документа

Гоогле одржава историју верзија, али не постоји начин да се види колико је пута заједнички документ прегледан. Одговор на ово питање добио сам од Стацк Екцханге дискусија.

Пошаљите своју везу на документ на http://goo.gl Услуга за скраћивање УРЛ адреса и делите само тај УРЛ. Ова услуга пружа информације о томе колико је пута та веза кликнута, што је отприлике толико близу колико тренутно можете да сазнате колико пута је вашем документу приступљено.

Ово је корисно у случајевима када можда желите јавно поделити документ и проверити одговор. Имајте на уму да се јавни документи и датотеке приказују у резултатима претраге.

Неке идеје за јавно дељење:

• Пошаљите и делите е-књигу.
• Тестирајте почетни одговор на креативни производ.
• Отпустите презентацију презентација за јавно гледање (попут СлидеСхаре).
• Пронађите отворене образовне садржаје.

Савет: За претраживање јавних докумената можете да користите једноставну Гоогле претрагу веб локација. На пример. сајт за кључне речи: дриве.гоогле.цом

9. Поделите са Слацк-ом

Слацк је ново радно место или уредски дигитални хладњак за воду. Ако још не радите са Слацк-ом, време је да га представите свом тиму. Постоји много начина да ваше омиљене услуге раде са Слацком. Интеграција Гоогле диска једна је од популарних.

Слацк омогућава увоз датотека са Гоогле диска и њихово дељење преко Слацк-а. Све увезене датотеке са Гоогле диска су такође индексиране од стране Слацк-а ради лакшег претраживања и референцирања. Датотеке се не чувају на Слацк-у - и даље остају у мапама Гоогле диска. Слацк делује као проводник.

Мали пример: Налепите везу на Гоогле документ у Слацк цхатроом-у. Слацк приказује исјечак садржаја из датотеке испод везе након што је интегриран. Ово је корисније од само дељења слепих веза.

Слацк Центар за помоћ приказује како можете да повежете свој Гоогле Дриве на Слацк на два једноставна начина.

10. Делите Гоогле документе из Мицрософт Оффице-а

Гоогле Дриве вс Мицрософт Ворд Гоогле документи вс. Мицрософт Ворд: Смртна утакмица за писање истраживањаИнтернетска рјешења постају норма. Одлучили смо да видимо како се Мицрософт Ворд слаже са Гоогле документима. Који ће урадити бољи истраживачки рад? Опширније можда је свакодневна понуда два канцеларијска апартмана, али две електране се коначно играју добро. Сада можете да отворите Ворд, Екцел и ПоверПоинт датотеке сачуване на Диску, радите на њима у Мицрософт Оффице-у и делите их преко Гоогле диска. Све је то захваљујући практичном додатку који је замишљено назван - Додатак Гоогле диска за Мицрософт Оффице.

Додатак ради са Мицрософт Оффице 2007, 2010, 2013 и 2016.

Инсталирајте додатак и омогућите му приступ вашим мапама на Гоогле диску. Додатак се појављује као додатна картица на Траци и као нова локација на екрану Спреми.

Оффице документ сачуван на Диску такође је под надзором верзије. Можете да пратите претходне верзије Оффице датотеке или да се вратите на старију верзију. Када желите да радите на Гоогле документу, отвара се у одговарајућем програму Гоогле Дриве у посебном прозору прегледача.

Не дели прелепо!

Не можете сами у 21^ст Век. Постоји велики број користи када сарађујете у реалном времену Рад у тиму: 10 савета за ефикасну сарадњу у реалном времену на мрежи Опширније . Постоје и изазови. Али смањите број обруча да бисте поделили информације и десиће се добре ствари.

Видео писања о пројекту показује како се више може постићи са мање када се догоди колаборативна синергија.

Проведите мало времена уз колаборативне функције Гоогле диска. О томе зависи хармонија тимског рада. Искористите Гоогле диск изван система за складиштење датотека с многим савјетима и триковима које нуди на свим платформама. Реците нам о улози Гоогле диска у вашем повезаном свету.

Да ли га активно користите да бисте се међусобно извукли око заједничког пројекта? Који је савет који бисте желели да поделите који нам управљање Гоогле диском чини мало бољим? Или чак жалбу која вас задржава?

Кредитна слика: Слагалица аутор Ридо преко Схуттерстоцка