Како користити Еверноте за управљање састанцима

Реклама

Да ли сте знали да најновији алати које нуди Еверноте чине веома корисном апликацијом за управљање састанцима?

Организовање и управљање састанцима Водич за онлине састанке: Софтвер и стратегијаСавремене видеоконференцијске услуге су једноставне за употребу и доступне су готово свима који имају рачунар или паметни телефон. Могућност повезивања и сусрета са људима на мрежи значи да више нисмо ограничени географским положајем. Опширније је мучан, али важан део извршавања ствари, и нисам схватио колико би Еверноте могао бити користан за креирање дневног реда састанка и одузимање минута до недавно. Тхе најновије функције 8 Еверноте надоградње о којима бисте требали знатиЧини се као и сваки други месец, Еверноте добија додатне надоградње. Неке су тихо пуштене, док други са великим очекивањем очекују тешки корисници Еверноте-а. Откад сам написао свој последњи чланак о новом дизајну и Еверноте-у ... Опширније за додавање спискова обавеза, прављење табела, дељење бележака и свеске и додавање докумената чини Еверноте идеалним алатом за управљање састанцима.

Ако сте нови у Еверноте-у, преузмите наш бесплатан незванични приручник Еверноте Како се користи Еверноте: Неслужбени приручникУчење како самостално користити Еверноте траје дуго времена. Због тога смо саставили овај водич како бисмо вам показали како да у потпуности искористите најважније карактеристике Еверноте-а. Опширније да устанеш и трчиш у трену.

Креирајте предложак

Сви тимови, одбори и организације имају јединствене потребе и сврхе, али када је у питању креирање дневног реда састанка, постоје неке стандардне тачке које ћете вероватно укључити у сваки састанак. Пре вашег следећег састанка направите образац белешке који ће се користити за дневни ред и записнике вашег састанка.

Радије користим функцију Еверноте таблице за дневни ред и минуте, јер се аутоматски мења како се садржај додаје. Ступци и редови се не могу додавати или брисати, али пошто таблицу користим као предложак, то није велики проблем. Додавањем имена редовних учесника олакшава се одјава ко је присуствовао састанку.

Датум и време састанка чувам у наслову белешке да бих олакшао себи и другим члановима тима да идентификују те информације. Још један атрактиван део форматирања дневног реда је тачка менија хоризонталних правила Еверноте-а (Формат> Убаци хоризонтално правило).

Дуплирајте белешку о дневном реду и испробајте је следећи пут када будете имали стварни састанак да бисте видели шта треба да се ревидира. Када сте задовољни резултатима, можете копирати образац за будуће састанке и, наравно, све своје белешке о састанцима чувати у одређеној свеску. Такође можете да извозите (Датотека> Напомена о извозу) белешку шаблона у фасциклу са документима или на Дропбок налог и поново увезите копију по потреби.

Линк до других белешки

Приликом припреме дневног реда састанка, можда или не знате да се спољним везама и везама уз белешке могу додавати ставке у вашој белешци о састанку. Да бисте додали спољну везу, изаберите и кликните десним тастером миша на ставку у напомени и изаберите Линк> Додај везу… и уметните спољну УРЛ адресу.

Да бисте се повезали са другом напоменом у Еверноте-у, десним тастером миша кликните на њу у приказу исечка, картице или листе и изаберите Копирај везу за напомену. Налепите везу као и било коју спољну везу да бисте је повезали до белешке. Ово је веома корисно за додавање резултата прошлих састанака вашем тренутном дневном реду или расправљање о ставкама менија за које имате друге материјале у Евернотеу.

Дељење и сарадња

Док постоји неколико добрих апликације за дневни ред и минуте доступне за иПад МинутеТакер и састанци помажу вам да направите професионалне иПад записникеУ свом бесплатном водичу за онлине састанке МакеУсеОф где сам дао неколико савета за планирање и одржавање састанака преко интернета, такође сам навео неколико минута узимања апликација. Док нас је веома мало ... Опширније , Радије користим Еверноте због његових функција дељења и сарадње. Они олакшавају дељење дневног реда и састанака путем интернета или путем е-поште са вашим тимом и другим учесницима састанка.

Још једна предност ове врсте дељења је та што ће везе до белешки о састанку увек укључивати измене и ажурирања белешки, а изглед Еверноте белешки је професионалан на веб страници.

Ако користите премиум Еверноте налог можете делити белешке са другим корисницима Еверноте-а, посебно у сврхе сарадње. Заједничке белешке могу се поставити само за читање или за читање и за промену приступа. Еверноте прати ко је модификовао белешке, а ако постоји било какав системски сукоб, Еверноте аутоматски прави дупликат ваше конфликтне белешке, тако да проблем може бити решен.

Подсетници

Још једна корисна карактеристика у Еверноте-у је могућност подешавања подсетника. Лично додајем подсетник дневном реду састанка који ме подсећа да пошаљем записнике присутнима неколико дана пре него што се састанак одржи. Подсетници Еверноте ће се појавити на свим вашим уређајима на којима је инсталиран Еверноте.

Током састанка

Иако је Еверноте корисно за снимање минута, многе верзије садрже функцију презентације за приказ дневни ред састанка и друге белешке путем екрана пројектора, као и уграђени алат за обележавање маркера садржај.

Алат за презентацију садржи ставку менија за представљање белешке на другом екрану, али требате кликнути или додирнути дугме за презентацију на алатној траци сваки пут када се пребаци на неку другу напомену, зато будите сигурни да вежбате користећи презентацију режим пре него што ваш састанак! Функција презентације могла би се користити и као дигитална „табла“ за идеје о идејама.

Алат за снимање звука је такође прикладан за снимање делова састанка које желите да прегледате касније. Можда ће вам требати спољни микрофон, уместо унутрашњи микрофон на вашем Мац-у или ПЦ-у, како бисте добили квалитетно снимање собе пуне људи.

Еверноте тренутно не дозвољава да две или више људи сарађују уживо на белешкама, већ су недавно ажуриране услуге на мрежи ЛивеМинутес дозвољава живу сарадњу користећи Еверноте ноте.

После састанка

Као што је то случај са дневним редом, Еверноте чини згодним дијељење минутажа састанка готово одмах након састанка. Сарадници тима могу извршити било каква потребна прилагођавања минутаже, а записници се могу користити за припрему дневног реда за следећи састанак.

Лепота употребе Евернотеа је та што се сви ваши минутаси чувају у бележници за лак приступ. Након што сакупите пуно минутних белешки, можете их одабрати све или их спојити у једну огромну белешку или их извести на локални диск (Датотека> Биљешке о извозу) где их можете потражити ако вам их поново требају.

Примјетите и када се у биљежници одабере више биљешки, за ту колекцију може се створити табела садржаја. ТОЦ је креиран као белешка и одличан је начин да се подели листа завршених минута током времена.

Прилагођава се вашим потребама

Ефикасно коришћење Еверноте-а за организовање и вођење састанака захтева да будете упознати са многим напредним функцијама услуге. Ако чланови вашег тима такође користе услугу, то може олакшати организовање, сарадњу и дељење материјала за састанке, а то значи и да користите неколико мање апликација како бисте обавили ствари.

Јавите нам да ли користите Еверноте за припрему и одржавање састанака у коментарима испод.